Datenschutzrichtlinie Personato

1 Einleitung
Diese Datenschutzerklärung gilt für jede Erhebung oder andere Verarbeitung von Daten durch Personato. Soweit in dieser Datenschutzerklärung die Rede von „Personato“ (oder „wir“, „uns“ und dergleichen) ist, wird damit sowohl auf Personato als auch auf die mit Personato verbundenen Gesellschaften Personato Solutions B.V., Personato Professionals B.V. und Topprofile B.V. Bezug genommen.

In dieser Datenschutzrichtlinie erfahren Sie:
• wie wir die durch Sie übermittelten personenbezogenen Daten verarbeiten (erheben, verwenden, teilen, vernichten und schützen);
• wie Sie Auskünfte zu Ihren personenbezogenen Daten erhalten können;
• wie Sie diese Daten einsehen, ändern und/oder löschen lassen können;
• wie Sie eine (vermeintliche) Beschwerde einlegen können.

Wenn Sie beschließen, uns freiwillig Informationen zu verschaffen, werden wir diese Informationen im Einklang mit unserer Datenschutzrichtlinie verwenden.

Personato ist davon überzeugt, dass die Privatsphäre ihrer Bewerber, flexiblen Arbeitskräfte, Arbeitnehmer sowie ihrer anderen Geschäftsbeziehungen und der Besucher ihrer Website einen ganz wesentlichen Stellenwert hat. Aus diesem Grund werden die personenbezogenen Daten mit der größtmöglichen Sorgfalt unter Einhaltung der Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) behandelt und gesichert.

Diese Richtlinie gilt für jede Erhebung oder andere Verarbeitung von Daten durch Personato.

2 Personato
Personato hat ihren Sitz in Keizersveld 91, NL-5803 AP Venray und ist für die Verarbeitung von Daten auf dieser Website verantwortlich.

3 Technische Informationen
Der Besuch der Website von Personato ist möglich, ohne dass wir personenbezogene Daten in irgendeiner Form verarbeiten. Wie viele andere Websites auch nutzt unsere Website Cookies. Und wie viele andere Websites auch erhebt diese Website über diese Cookies bestimmte Informationen, die keinen Rückschluss auf die Identität der Nutzer der Website zulassen, wie etwa die IP-Adresse Ihres Internet Service Providers, Datum und Uhrzeit des Zugriffs auf die Website, die Internetadresse der Website, von der aus Sie auf unsere Website weitergeleitet worden sind, Ihr Betriebssystem, die Bereiche der Website, die Sie besuchen, die Seiten der Website, die Sie aufgerufen haben, und die Informationen, die Sie sich angesehen haben, Informationen zu Ihrem Gerät, mit dem Sie die Website besuchen, Ihren Standort und das Material, das Sie verschicken oder von der Website herunterladen. Diese technischen Informationen dienen der Verwaltung der Website und dem Systemadministrator sowie der Verbesserung der Website und ihrer Nutzung. Da es sich dabei um Daten handelt, die keinen Rückschluss auf die Identität einer natürlichen Person zulassen, dürfen diese technischen Daten an Dritte weitergegeben und dauerhaft für künftige Zwecke gespeichert werden.

4 Cookies
Personato nutzt Cookies und Webstatistiken. Auf diese Weise können wir feststellen, wie Besucher unsere Website nutzen. Außerdem helfen uns diese Informationen bei der Verbesserung der Website. Personato wird Daten, die mittels Cookies erhoben werden, unter keinen Umständen mit Dritten teilen. Ein Cookie ist eine Datei, die auf Ihrem Computer abgelegt wird. Bei einem Folgebesuch auf unserer Website können diese Cookies wiedererkannt werden. Die Cookies speichern keine Daten, die einen Rückschluss auf die Identität von Personen zulassen. Mehr dazu erfahren Sie in unserer Cookie-Richtlinie.

5 Wann erheben wir Ihre personenbezogenen Daten?
5.1 Bewerber
Wir erheben Ihre Daten, sobald Sie Ihre Daten eingeben oder auf unserer Website hinterlassen oder von unserem Berater kontaktiert werden und sich registrieren lassen oder sich auf andere Weise anmelden oder angemeldet werden, um unsere Dienstleistung zu nutzen.

Wir können auch dann Daten von Ihnen erheben, wenn Sie diese auf öffentlich zugänglichen Plattformen gepostet haben und daraus hervorgeht, dass Sie an unserer Dienstleistung Interesse haben könnten. In diesem Fall werden wir Sie unter Einhaltung unserer Bedingungen und dieser Datenschutzrichtlinie fragen, ob Sie Interesse haben, sich bei uns zu registrieren. Wir speichern diese Daten für zwei Jahre.

5.2 Kontaktpersonen Geschäftsbeziehungen Die Kontaktdaten von Kontaktpersonen von Interessenten, Kunden, Geschäftsbeziehungen und Lieferanten nehmen wir zwecks Speicherung in unser CRM-System auf.

6 Warum erheben wir Ihre personenbezogenen Daten?
6.1 Bewerber
Im Allgemeinen erheben und verarbeiten wir Ihre Daten über die Website oder über Ihre eigene Aufnahme mit vorheriger Einwilligung der betroffenen Person in unsere Dienstleistung. Bei dieser Dienstleistung handelt es sich um Vermittlung, Entleihung, Entsendung, Lohnbuchhaltung, Anwerbung & Auswahl, persönliche Weiterentwicklung und Einsatzbarkeit, Gehaltsabrechnung und Personalmanagement.

Für diese Dienstleistungen benötigen wir bestimmte Informationen, um:
1. Ihnen Angebote schicken und/oder Informationen zur Dienstleistung und zu sonstigen Aktivitäten verschaffen und diese besser auf Ihre Wünsche und Fähigkeiten abstimmen zu können. Dies erfolgt entweder durch unsere Mitarbeiter oder auf automatisierte Weise (beispielsweise bei einer Benachrichtigung über eine Stellenausschreibung);
2. Sie über kommerzielle Angebote, Newsletter und Promotionaktionen, die für Sie von Interesse sein können, zu informieren, allerdings nur dann, wenn Sie sich dafür angemeldet haben (opt-in);
3. Ihre Eignung und Verfügbarkeit im Zusammenhang mit der Vermittlung einer festen oder vorübergehenden Arbeitsstelle oder eines Auftrags beurteilen zu können; dabei können auch Testergebnisse, Überprüfungen von Referenzen, Social Media (wenn dies für die Funktion relevant ist und in der Stellenausschreibung angegeben wurde) und möglicherweise andere Quellen herangezogen werden.
4. eine Vermittlungsbeziehung mit Ihnen einzugehen und zu unterhalten und zu diesem Zweck die relevante Buchhaltung zu führen;
5. mit dem Auftraggeber einen Vertrag über die Erteilung eines Auftrags zu schließen und den mit dem Auftraggeber geschlossenen Vertrag zu unterhalten und zu erfüllen;
6. zu Gunsten unserer Auftraggeber Daten im Rahmen einer vorvertraglichen Überprüfung zu verarbeiten;
7. Förderung von Assessments, Fortbildungen oder anderen Tests zur Beurteilung Ihrer Eignung;
8. Für Managementzwecke, darin inbegriffen Managementinformationen und Betriebssicherheit;
9. für den Fall, dass wir eine Vermittlungsbeziehung mit Ihnen eingegangen sind, die geltenden Rechtsvorschriften einzuhalten;

6.2 Kontaktpersonen Geschäftsbeziehungen
Personato verarbeitet die personenbezogenen Daten von Kontaktpersonen von Geschäftsbeziehungen, die für Unternehmen tätig sind, mit denen wir Geschäfte treiben:
‒ zur Unterbreitung von Angeboten und/oder Bereitstellung von Informationen über die Dienstleistung und sonstige Aktivitäten;
‒ zur Unterhaltung einer geschäftlichen Beziehung;
‒ zum Abschluss und zur Unterhaltung eines Vertrags über den Auftrag.

7 Welche personenbezogenen Daten erheben wir von Ihnen?
7.1 Bewerber
Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten, die für unsere Dienstleistung notwendig sind; ein Teil dieser Daten ist zwingend erforderlich, um unsere Dienstleistung in Anspruch nehmen zu können. Zusätzliche Daten können wünschenswert sein, um die Dienstleistung besser auf Ihre Wünsche und Fähigkeiten abstimmen zu können oder um bestimmten Bedürfnissen oder Vorgaben von Auftraggebern zu entsprechen. Sie sind selbst für die Richtigkeit und Relevanz der von Ihnen übermittelten Daten verantwortlich.

Gegenstand unserer Verarbeitung sind - unter anderem - die folgenden personenbezogenen Daten und/oder Dokumente: Bei Registrierung:
‒ Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse;
‒ Geburtsdatum, Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Alter, Geschlecht;
‒ Lebenslauf, Informationen über Ausbildungen, Praktika, Arbeitsbedingungen und Berufserfahrung;
‒ Daten zu Schulungen und Fortbildungen und/oder Tests, die Sie selbst oder über uns absolviert haben;
‒ Daten zu Verfügbarkeit und Urlaub;
‒ andere Daten, die im Rahmen der Beurteilung der Eignung des Bewerbers (möglicherweise) relevant sind, beispielsweise Referenzen und Arbeitszeugnisse;
‒ Passfoto und Video (Vorstellung). Dies erfolgt auf freiwilliger Basis.

Sobald Sie für Personato arbeiten können/arbeiten/gearbeitet haben:

‒ Staatsangehörigkeit, Bürgerservicenummer, Personalausweis, Arbeitserlaubnis;
‒ sonstige Daten im Zusammenhang mit der Personal-, Gehalts- und Abwesenheitserfassung.

Personato verarbeitet ausschließlich dann besondere Kategorien von personenbezogenen Daten, wenn dies zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, die betroffene Person eingewilligt hat oder dies aus anderen Gründen durch Gesetz oder aufgrund Gesetzes zulässig ist. „Besondere Kategorien von personenbezogenen Daten“ sind Daten in Bezug auf Rasse, Religion oder Weltanschauung, politische Meinung, Gesundheit, sexuelle Orientierung, Gewerkschaftszugehörigkeit, strafrechtlich relevante personenbezogene Daten und/oder personenbezogene Daten in Bezug auf ein unrechtmäßiges oder störendes Verhalten.

7.2 Kontaktpersonen Geschäftsbeziehungen
Von Kontaktpersonen von Geschäftsbeziehungen verarbeiten wir die Namen, Kontaktdaten (E-Mail-Adresse und Telefonnummer) sowie die Funktionen.

8 Mit wem können wir Ihre personenbezogenen Daten (Bewerber, flexible Arbeitskräfte, Selbstständige ohne Personal) teilen?
8.1 Bewerber
Personato kann Ihre personenbezogenen Daten an andere Personato-Unternehmen, ihre Auftraggeber, ihre Dienstleister (beispielsweise Datenverarbeitungsunternehmen), die im Namen der Verantwortlichen Dienstleistungen erbringen oder Aufträge ausführen, sowie an Lieferanten, Behörden und andere Geschäftsbeziehungen weitergeben. Und in allen sonstigen Fällen, in denen wir beispielsweise aufgrund einer gerichtlichen Anordnung oder eines Gerichtsurteils dazu verpflichtet sind.

Die Weitergabe der personenbezogenen Daten erfolgt auf Grundlage eines berechtigten Interesses, einer rechtlichen Verpflichtung und/oder zur Erfüllung des Vertrags zu den im Abschnitt „Warum erheben wir Ihre personenbezogenen Daten?“ genannten Zwecken.

Ihre personenbezogenen Daten werden ausschließlich innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) verarbeitet. Personato gewährleistet den Schutz der von Ihnen übermittelten Daten mittels geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen und berücksichtigt dabei den Stand der Technik, die Umsetzungskosten ebenso wie den Umfang, die Umstände und die Zwecke der Verarbeitung ebenso wie die Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere des Risikos für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen.

8.2 Kontaktpersonen Geschäftsbeziehungen
Personato kann die von ihren Geschäftsbeziehungen erhaltenen personenbezogenen Daten weitergeben, wenn dies zur Erreichung der im Rahmen der geschäftlichen Beziehung gesteckten Ziele erforderlich ist. Diese Daten können an andere Personato-Unternehmen und Geschäftspartner, die im Namen von Personato Dienstleistungen erbringen, und in allen sonstigen Fällen, in denen Personato beispielsweise aufgrund einer gerichtlichen Anordnung oder eines Gerichtsurteils dazu verpflichtet ist, weitergegeben werden. Personenbezogene Daten können auch außerhalb der Niederlande weitergegeben werden. Personato gewährleistet den Schutz der gespeicherten personenbezogenen Daten mittels geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen und berücksichtigt dabei den Stand der Technik, die Umsetzungskosten ebenso wie den Umfang, die Umstände und die Zwecke der Verarbeitung ebenso wie die Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere des Risikos für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen.

9 Speicherfristen
Die Speicherfristen, die wir handhaben, richten sich nach den einschlägigen gesetzlichen Speicherfristen und der Kategorie der jeweiligen personenbezogenen Daten.

9.1 Bewerber (zur Anwerbung für feste Arbeitsstellen und Entsendung zu Auftraggebern)
Ihre Vermittlungsdaten (Name, Adresse, Lebenslauf, Berufserfahrung, Ausbildung, Testergebnisse und dergleichen) sind maximal zwei Jahre verfügbar. Einen Monat vor Ablauf dieser Frist wird eine Erinnerungsmail geschickt, um erneut Ihre Einwilligung einzuholen. Sie können angeben, dass Ihre Daten nicht länger in der Datenbank gespeichert werden dürfen. Nachdem Sie angegeben haben, dass Ihre Daten nicht länger in der Datenbank gespeichert werden dürfen, werden die Daten im Zusammenhang mit etwaigen Beschwerden noch für maximal sechs Monate gespeichert. In dieser gesicherten Umgebung gibt es nur wenige Personen innerhalb von Personato, die unter strengen Voraussetzungen und unter Beachtung der einschlägigen Zwecke und Fristen auf Ihre Daten zugreifen können. Nach Ablauf der genannten Fristen werden Ihre Daten endgültig aus unserer Datenbank und der „Mein Personato“-Umgebung gelöscht.

Wir möchten vermeiden, Sie mehrmals unnötigerweise zu kontaktieren. Aus diesem Grund möchten wir in unserer Datenbank hinterlegen, wann Sie zuletzt kontaktiert worden sind. Dafür bitten wir um Ihre Einwilligung. Diese Daten (Name, Adresse und Zeitpunkt der letzten Kontaktaufnahme) hinterlegen wir nach Erteilung Ihrer Einwilligung in unserer Datenbank. Diese Kontaktdaten speichern wir fünf Jahre. Danach werden die Kontaktdaten aus unserer Datenbank gelöscht und erst nach Ihrer Einwilligung wieder in die Datenbank aufgenommen.

9.2 Bewerber (bei Einstellung als Entsender zu Auftraggebern)
Sobald Sie als Mitarbeiter auf Payroll-Grundlage oder als abhängig Beschäftigter bei uns tätig werden, werden wir Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der gesetzlichen Voraussetzungen für die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses und für maximal weitere fünf Jahre nach dessen Ende speichern. Diese Daten betreffen Personalien, Angaben zu Arbeitsvertrag, Änderungen und Leistungsgesprächen, Lohnsteuererklärungen, Bürgerservicenummer und Ausweispapiere.

Für Kontaktaufnahme und Anwerbung gilt ebenfalls das oben beschriebene Verfahren.

9.3 Kontaktpersonen Geschäftsbeziehungen Wir halten die personenbezogenen Daten von Kontaktpersonen von Geschäftsbeziehungen zur Verbesserung unserer Dienstleistung vor. Diese Daten werden maximal zehn Jahre gespeichert.

10 Recht auf Einblick in Ihre Daten und/oder auf Änderung
Ihrer Daten 10.1 Bewerber
10.1.1 Über Ihren persönlichen Account Über „Mein Personato“ (Ihren persönlichen Account) auf der Website von Personato können Sie einen Großteil der über Sie registrierten personenbezogenen Daten einsehen. Sie selbst können jederzeit einige Daten ändern, so können Sie beispielsweise Ihren Lebenslauf oder Ihre Account-Daten anpassen. Wenn Sie einen Einblick in die vollständige Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten wünschen und/oder Daten, die Sie nicht selbst anpassen können, ändern oder löschen lassen möchten, wenden Sie sich bitte an Ihre Kontaktperson bei Personato.
10.1.2 Sonstiges Wenn Sie keinen persönlichen Account haben und Ihre Daten einsehen und/oder ändern lassen möchten, wenden Sie sich bitte an Ihre Kontaktperson bei Personato oder rufen uns unter der allgemeinen Telefonnummer an. Um diesen Service nutzen zu können, müssen Sie sich anhand eines gültigen Personalausweises legitimieren.
10.2 Kontaktpersonen Geschäftsbeziehungen Wenn Sie Ihre Daten einsehen und/oder ändern lassen möchten, wenden Sie sich bitte an Ihre Kontaktperson bei Personato oder rufen uns unter der allgemeinen Telefonnummer an. Um diesen Service nutzen zu können, müssen Sie sich anhand eines gültigen Personalausweises legitimieren.

11 Recht auf Löschung Ihrer Daten
Sowohl für Bewerber als auch Kontaktpersonen von Geschäftsbeziehungen gilt Folgendes: Wenn Sie eine endgültige Löschung von Daten innerhalb von Personato wünschen, wenden Sie sich bitte an Ihre Kontaktperson oder rufen uns unter der allgemeinen Telefonnummer an. Um diesen Service nutzen zu können, müssen Sie sich anhand eines gültigen Personalausweises legitimieren.

12 Recht auf Übertragbarkeit Ihrer Daten
Wenn Sie Ihre Daten an ein anderes Unternehmen übertragen möchten, wenden Sie sich bitte an Ihre Kontaktperson bei Personato oder rufen uns unter der allgemeinen Telefonnummer an. Personato wird Ihre Daten dann erheben und im Wege einer sicheren E-Mail an Sie übertragen. Um diesen Service nutzen zu können, müssen Sie sich anhand eines gültigen Personalausweises legitimieren.

13 Sicherheit
Personato bemüht sich nach Kräften, Ihre personenbezogenen Daten optimal vor einer unrechtmäßigen Verarbeitung zu schützen. Personato gewährleistet den Schutz der von Ihnen übermittelten Daten mittels geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen und berücksichtigt dabei den Stand der Technik, die Umsetzungskosten ebenso wie den Umfang, die Umstände und die Zwecke der Verarbeitung ebenso wie die Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere des Risikos für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen.

Sollte Personato als Verantwortliche die Dienste von Auftragsverarbeitern in Anspruch nehmen, wird Personato vor der Verarbeitung einen Datenverarbeitungsvertrag mit diesen Dienstleistern schließen. Dabei werden Sicherheitsanforderungen gelten, die denen entsprechen, die für eine Verarbeitung dieser Daten innerhalb von Personato gelten würden, oder die strenger als diese sind.

14 Fragen, Anmerkungen, Beschwerden
Bei Fragen, Anmerkungen oder Beschwerden rund um die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch Personato können Sie unter den nachstehenden Daten schriftlich oder per E-Mail Kontakt mit uns aufnehmen:

E-Mail: info@personato.nl
Personato: Personato, Keizersveld 91, NL-5803 AP Venray.
Telefonisch: Telefonnummer 0478 - 630 930.

15 Mutmaßliches Datenleck
Ein (mutmaßliches) Datenleck melden Sie bitte sofort über die untenstehenden Kontaktdaten:

E-Mail: info@personato.nl
Personato: Personato, Keizersveld 91, NL-5803 AP Venray.
Telefonisch: Telefonnummer 0478 - 630 930.

16 Änderungen
Personato kann diese Datenschutzrichtlinie aus den verschiedensten Gründen von Zeit zu Zeit anpassen, ergänzen oder ändern. Die aktuellste Fassung der Datenschutzrichtlinie ist jederzeit auf der Website von Personato veröffentlicht. Diese Version wurde im Februar 2018 erstellt.